Surat Dagang
Surat menyurat sangat penting dalam dunia bisnis atau perdagangan. Untuk promosi, permintaan, pemesanan ataupun pengaduan. Surat dagang dapat berfungsi sebagai dokumen resmi dan bukti otentik yang tidak diperoleh jika proses komunikasi berlangsung secara lisan. Secara garis besar, ada 3 tahapan dalam proses perdagangan, yaitu tahap penawaran, transaksi, dan penyelesaian masalah.
a. Surat Penawaran
berisi informasi produk, baik berupa barang maupun jasa yang dijual kepada masyarakat. Surat penawaran harus disusun dengan teliti juga harus menarik perhatian dan menunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan.
Yang harus disebutkan adalah :
- Nama/ jenis barang
- Kualitas dan merk
- Jumlah persediaan
- Harga satuan dan potongan harga (jika ada)
- Syarat Pembayaran
- Cara pengiriman
b. Surat Permintaan
Surat yang dikirim pelanggan kepada penjual untuk meminta informasi mengenai suatu produk. Surat ini biasanya dibuat karena pembeli belum mengenal suatu produk.
c. Surat Pemesanan
surat yang ditujukan kepada penjual yang berisi ungkapan maksud untuk membeli produk tertentu. Surat ini harus dibuat dengan singkat, padat, namun jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pada penjual.
Yang harus diperhatikan :
- Sumber informasi yang menjadi referensi
- Jenis dan jumlah pemesanan
- Cara pengiriman yang dikehendaki
- Cara pembayaran
- Waktu pengiriman yang dikehendaki
- Cara pengepakan
d. Surat Pengaduan
Surat yang dikirim oleh pembeli kepada penjual yang isinya pengaduan mengenai pesanan barang yang tidak sesuai kesepakatan, mungkin dalam hal jumlah, tipe, warna, ukuran, maupun kualitas barang. Dalam surat ini, harus disampaikan dengan jelas kondisi barang yang diterima dan mengajukan alternatif cara penyelesaian atau kompensasi atas kerugian yang ditimbulkan. Selain itu pengadu dapat menunjukkan bukti atau saksi atas keadaan tersebut.
HAL-HAL PENTING YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT MENULIS SURAT :
1. Penulisan nama tidak boleh didahului kata sapaan. Gunakan kata 'Saudara' atau tidak memakai sama sekali.
2. Jika menggunakan kop, sudah tercantum alamat kantor dan pada bagian tanggal tidak perlu didahului nama kota.
3. Pada bagian alamat tujuan, tidak perlu diawali kata 'Kepada' tetapi langsung 'Yth'
4. Bahasa harus efektif, singkat, dan jelas.
5. Surat dagang dikirim bukan atas nama pribadi, tetapi atas nama badan. Jadi, gunakan kata kami.
6. Penutup menggunakan 'Atas perhatian Saudara' bukan 'Atas perhatiannya...'
Kurang-lebihnya mohon dimaafkan, sekian sedikit pengetahuan dari kami, Terima kasih! Mudah-mudahan membantu.
by: Duhita Al-Hayyu .P
